Facility Management: ruoli, responsabilità e mercato

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Facility Management: ruoli, responsabilità e mercato

Chi è il Facility Manager

 

“Il Facility Management è la disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria dell’azienda. Integra i principi della gestione economica e finanziaria d’azienda, dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche”[1]

Il Facility Manager  è la persona che, supportato da un team interno ed esterno di collaboratori, coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività dell’azienda, secondo la strategia di sviluppo ed i valori condivisi.

 

Per assicurare una alta customer satisfaction e un controllo puntuale dei costi, il facility manager deve esercitare un approccio integrato, che include gestione economica e finanziaria, architettura, ingegneria e scienze comportamentali.

 

Da questo si evince quanto un approccio integrato sia indispensabile per questa figura manageriale, che deve possedere una preparazione su 4 macro ambiti:

  • Gestione dell’operatività: conoscenza, padronanza e governo dei processi per erogare al cliente un servizio in linea con la qualità, i costi ed i tempi previsti
  • Analisi e controllo: monitoraggio costante della performance, miglioramento continuo, eliminazione dello spreco
  • Strategia e tattica: tradurre la strategia aziendale in tattica di area (scelta fornitori, gestione budget, piano strategico delle facilities…)
  • Innovazione: ricerca ed applicazione delle best practices di settore al fine di dare la massima flessibilità e performance

 

Il Facility Manager può lavorare per due macro-tipologie di aziende:

  • Aziende appartenenti alla domanda di servizi: quelle aziende il cui core business è differente dai servizi richiesti al Facility Manager, che si trova quindi a gestire un’area “no core”
  • Aziende appartenenti all’offerta di servizi: quelle aziende il cui core business consta nell’erogazione dei servizi, per cui il Facility Manager è quindi assimilabile ad un responsabile di produzione (Dussmann, ISS, Manutencoop…)

 

 

Aziende della domanda di servizi

Il Facility Manager di una azienda della domanda, risponde gerarchicamente alla Direzione Generale, della Direzione Finanziaria o della Direzione Tecnica e si occupa della gestione degli immobili e dei servizi della società. Deve quindi dare valore, portare innovazione ed esercitare controllo su tre macro ambiti:

 

I SERVIZI ALL’EDIFICIO

  • Oggetto: mantenimento dell’immobile e di tutti i suoi impianti e strutture.
  • Obiettivo: continuità di funzionamento nel rispetto delle normative in materia di igiene degli ambienti di lavoro, sicurezza e uso razionale dell’energia

 

I SERVIZI ALLO SPAZIO

  • Oggetto: spazio di lavoro
  • Obiettivo: facilitare creazione del valore, comunicazione, socializzazione e circolazione della conoscenza

 

I SERVIZI ALLE PERSONE

  • Oggetto: ristorazione, gestione documentale, reception, igiene ambientale, sicurezza, ecc.
  • Obiettivo: incrementare la produttività, il benessere e la fidelizzazione di chi lavora per l’azienda

 

In particolare

  • polpe management
  • budget management e forecasting
  • contract management
  • manutenzioni edili, impiantistiche e cantieristica
  • erogazione e gestione di servizi e benefit aziendali
  • ottimizzazione globale della gestione dei locali, arredi, traslochi e gestione dei layout
  • pianificazione degli ampliamenti/contrazioni e piano strategico delle facilities
  • gestione dei rapporti con i fornitori (monitoraggio dei contratti, redazione specifiche di performance, organizzazione delle gare d’appalto)
  • gestione dell’insieme dei subappaltatori esterni

 

Spesso fanno parte del suo team altre tre figure, che in molte aziende vengono accorpate alla funzione Facility: l’Energy Manager, il HSE (Health Safety Environment) Manager e il Security Manager

 

 

 

Aziende dell’offerta di servizi

 

Il Mercato del Facility Management in Italia consta di 3 player principali, che competono su un mercato in contrazione (a causa del taglio delle risorse e alla delocalizzazione dei siti produttivi) in cui l’aumento della competizione sta schiacciano la marginalità del servizio. Vediamo i tre player:

 

Le FACILITY COMPANIES sono i colossi del Facility, in grado di interfacciarsi con realtà aziendali nazionali e multinazionali. In questo contesto il Facility Manager è il Responsabile di Produzione ed al suo riporto vi sono svariati Responsabili di Commessa.

  • Rapporto con il cliente : Partnership orientata alla garanzia sul risultato e alla piena condivisione degli obiettivi, erogate tramite una elevata capacità tecnologica e di spesa.
  • Mercato : Nazionale e internazionale
  • Diffusione : Bassa

 

GESTORI DI SERVIZI SPECIFICI, hanno una forte integrazione verticale, che permette di avere un parco clienti variegato per cui sviluppare un servizio dal concept alla reportistica dedicata. In questo contesto il Facility Manager è un Responsabile di Commessa, con doti organizzative

  • Rapporto con il cliente : Forniscono un servizio completo per cui hanno forti skills gestionali, tecnologiche e operative (es. gestione flotte auto o viaggi aziendali)
  • Mercato : Da locale a nazionale
  • Diffusione : Media

 

FORNITORI MONO-MULTI SERVIZIO, diffusissimi sul territorio italiano, hanno come interlocutori le PMI. In questo contesto il Facility Manager non è un ruolo necessario, poiché la figura gestionale è ricoperta principalmente da un operatore tecnico evoluto (capo-area, capo-squadra).

  • Rapporto con il cliente : Forniscono solo la parte operativa ad alto contenuto di manodopera (es. pulizie) o ad alto contenuto tecnologico (es. manutenzioni)
  • Mercato : Locale (diretto o come sub-fornitore di aziende più grandi)
  • Diffusione : Alta

 

Secondo i dati del Benchmark IFMA 2017, il solo mercato del settore privato per i cinque servizi più diffusi (manutenzione, pulizie, gestione del verde, reception, catering) vale annualmente in Italia attorno ai 38 Miliardi di euro. Se aggiungiamo il mercato “sommerso” e il mercato del cliente pubblico, superiamo abbondantemente i 50 miliardi di euro di introito annuo.

 

[1] Definizione IFMA (International Facility Management Association) associazione no-profit fondata nel 1980 negli Stati Uniti allo scopo di promuovere e sviluppare il Facility Management:

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Elisabetta Bracci

Network Manager di Jump Facility

Facility & Energy Manager da sempre, curiosa per natura, amante dell’arte e dell’enogastronomia. Appassionata di crescita personale, management e nuove tecnologie.


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