I dati sono informazioni?

L’estate scorsa mi sono goduta la lettura di un bel libro di Cosimo Accoto: Il mondo dato, che mi ha offerto una chiave di lettura dei dati molto interessante ed ha ampliato la mia conoscenza di questo argomento che ultimamente mi affascina sempre di più.  In molti definiscono i dati come il petrolio del futuro e che sarà sempre più importante capirli, gestirli e tutelarli. 

E’ vero ad esempio che avere molti dati equivale a non averne, se non ben organizzati e soprattutto i dati cosa sono? Cosa rappresentano? 

I dati sono rappresentazioni originarie, cioè non interpretate, di eventi o fatti e vengono espressi attraverso simboli (o combinazioni di simboli) e contenuti in supporti 

Le informazioni invece derivano da un dato o, spesso, da un insieme di dati che sono stati sottoposti ad un processo di interpretazione in maniera tale da renderli significativi per il destinatario 

Ed ecco perché diventa importante sapere quale tipo di informazione ci interessa conoscere. Per capire quali dati ed in quale aggregazione diventano significativi per il destinatario. 

Da quando la gestione delle informazioni si è spostata da quella cartacea alla gestione informatizzata può capitare che si siano mantenute alcune vecchie abitudini proprio perché manca una corretta consapevolezza sull’utilizzo dei nuovi strumenti, soprattutto in termini di rischi: 

·       le informazioni possono essere alterate, distrutte o sottratte; 

·       i servizi possono essere alterati, bloccati o degradati; 

·       le fonti possono essere confuse o alterate; 

·       le autorizzazioni possono essere alterate; 

·       i sistemi di controllo e monitoraggio possono essere manomessi o distrutti. 

Mi sembrano tutti motivi molto validi per alzare il livello di consapevolezza sull’utilizzo dei nuovi strumenti, sensibilizzando e formando le persone che normalmente lavorano coi dati, spesso senza avere una idea reale di possibili conseguenze all’avverarsi di determinati eventi. 

Il divario digitale da colmare risiede moltissimo in una notevole quantità di operatori che pensano semplicemente di “registrare” i “loro” dati senza rendersi conto dei rischi e di come potersi proteggere da eventualità tutt’altro che remote. 

Pensiamo al phishing, alla cybersecurity, alle nostre credenziali che la nostra collega conosce  a memoria così da non doverci “disturbare” quando ha necessità di accedere a quel “pezzo” di “archivio” sul quale normalmente lavoriamo solo noi. 

Pensiamo a come conservare quei dati, come proteggerli, come archiviarli, come reperirli e quando e come eliminarli. 

E’ capitato qualche volta anche a voi? 

Scommetto di sì. Allora digitalizzare significa anche, se non soprattutto, formare le persone affinché siano consapevoli di ciò che maneggiano tutti i giorni e ripensare quei processi mediante i quali i dati vengono acquisiti e processati (appunto), affinché diventino un flusso logico ed ordinato, ricordandoci che rimarrà traccia di qualsiasi tipo di azione venga effettuata (cancellazioni, correzioni, etc.) nel sistema.

Se pensiamo all’attività amministrativa contabile, ad esempio, sappiamo che eccetto le fatture nazionali, paghe, tasse, mutui, assicurazioni, interessi passivi annuali, versamenti IVA – NON provengono da fatture elettroniche e sovente esiste uno scadenzario extracontabile oltre a quello di sistema. 

Quindi i dati provengono da più fonti e vanno interpretati “insieme”. 

Durante questa primavera abbiamo avuto modo di apprezzare l’importanza di una unica fonte dei dati (il software gestionale) perché da casa era più facile accedere e lavorare: quando i dati sono frammentati su più fonti il nostro lavoro si complica e quando la fonte dei dati non è adeguatamente protetta si rischia molto ad accedere da postazioni di fortuna, non adeguatamente protette e con operatori non proprio consapevoli. 

Teniamolo sempre bene in mente!